經驗談

ｅ化不在減少人力，而是在擴充時不用增加太多人力。

網路辦公室 e 化建議 e化階段首頁發佈樞紐分析

大部分電腦的Windows及Office功能僅發揮10%不到，但卻又浪費金額於添購套裝軟體

課目名稱	e 化教育訓練課程大要
硬體	BOIS設定、零件購買安裝要領 (滑鼠、鍵盤、墨水型號)、硬碟購買安裝重組要領、軟體安裝復原要領、病毒偵檢。
Office軟體高階技巧	行事曆、文書編輯、合併列印、名片廣告、電腦傳真、動畫簡報、專案管制、數位照相圖片掃描、文字辨識、影像處理、網頁製作發佈與管理、光碟備份、理財、財務試算管制分析、關聯式資料庫。
區域網路	網路連線、網路卡安裝、公司家庭網路架設、資料共享、印表機共用 E-mail收發要領、Web伺服器IIS或PWS安裝、Internet/Intranet。
網際網路	公司對外網頁製作與發佈、電子郵件收發及設定技巧、離線閱讀技巧、資料蒐尋下載複製、電子報訂閱或製作、電話撥接與寬頻設定。
網路通訊	電子郵件、影音郵件、視訊會議、網路電話、網路監控、遠端控制、桌面共用、 ICQ、MSN、8d8dCALL、宏碁戲谷。
網際資料庫	網際資料庫 SQL Server、Access。用戶端程式開發工具Visual Basic、ASP、JavaScript。
P D A	掌上型數位助理PDA採購要領、安裝與應用技巧、軟體下載、電腦備份與同步處理要領。

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「e化作為與管理」
       現今中小企業在「企業組織編組」上已將資訊部門簡化成「資訊課」，並納編在「行政或管理部門」底下，不同於以往不但自成部門且直屬「高層控管」。顯見「e化作為與管理」已經成為經理級幹部的一般常識與必備的基本技能。

個人依據多年公務基層單位及民間中小企業「 e 化作為與管理」的實務經驗，特提出下列問題及解決辦法僅供參考：

●電話費「高漲」的原因：
1.同仁誤以為「 ISP 撥接上網」不用付電話費，對「離線閱讀」功能又不瞭解，而導致長時間的「   撥接上網」。
解決辦法：改用「寬頻上網」方式，五部電腦同時上網後每月僅需支出一千元上下的「固定費用」，且不會干擾電話的使用，亦無須為「電話費」的支出而擔心。

2.同仁運用「電腦數據機」的傳真功能，利用「公家電話   」實施大批的私人資料傳真。
解決辦法：向電信局或民營傳真、電話公司申請「電話費明細表『數據資料』」，運用試算表Excel 的「資料剖析」功能將該數據資料「轉檔匯入」後實施分析。則電話費用的「撥出號碼、受話號碼、受話地點、通話時間、電話費用」等詳細支出將可一目了然。

3.同仁不瞭解「價廉的網路通訊」事宜(市內電話取代長途電話的費用)。
解決辦法：

1.E-mail「影音郵件」收發設定。
(1)電腦錄音：電腦錄音麥克風 (台幣五十～八十元)
(2)數位相片：傻瓜型數位相機兼視訊會議攝影機 (台幣三千元上下 )。

2.申請並下載免費的ICQ、MSN 、8d8dCALL，實施「網路即時通訊」。

3.NetMeeting 浮動 IP 呼叫法，以彌補 ICQ、MSN「視訊會議」受限於使用人數過多而致傳輸速度過慢的問題，且可使用浮動 IP「遠端控制」或「登入」單位內部區域網路及Intranet ( 然從相反的查核角度去看，貴單位是否以此種方式洩密或在家辦公？計時制的浮動 IP都可以如此，那固定制的 IP就更容易 )

4.運用「共享」或「免費軟體」實施「網路通聯、視訊、監控」：

(1)運用Windows內建的「遠端登入」，設定啟動「被呼叫」電腦的「數據機」後，點選開啟視訊軟體」。

(2)運用Windows內建的NetMeetin視訊自動回應或是「桌面共用」啟動「視訊軟體」。但必須知道被呼叫電腦的「 IP」，然一般家庭中不是「電話撥接式」就是「計時制的ADSL」，因此在 IP方面都是「動態IP」，換句話說每次上網後的IP都不同。雙方在線上「對呼」時倒無所謂，可運用網路「即時通訊軟體」如 ICQ、MSN 等「自動擷取 IP」，如礙於頻寬不夠則運用「ICQ、MSN等即時通訊軟體」或是「E-mail」互通「IP地址」，再使用 NetMeetin「IP呼叫方式」後實施「視訊會議」。然因頻寬限制無法將「視訊、語音」同步共用，只見畫面停格、語音斷斷續續的「延遲送達」而無法雙方同步。

(3)一般個人或公司團體在不願浪費大筆金額投資的情況下，筆者建議「區域網路」運用 NetMeetin，而「網際網路」則運用 ICQ MSN 等「免費即時通訊軟體」實施即時的「打字筆談」並搭配「視訊攝影機」所拍攝的「網頁即時視訊照片」。而這方式牽涉到「自行架設網站」的技巧，必須在電腦中安裝：

A.「WEB伺服器」 ( 如微軟的 PWS IIS 或免費的共享軟體MyWebServer、AnalogX     SimpleServer )

B.「視訊擷取軟體」 (如CamShot、ConquerCam、SupervisionCam)可以在「區域網路監看」，譬如隔壁房間的嬰兒房.......使用「電話撥接」方式者，該軟體甚至還可以「自動撥接」FTP 伺服器將最新的畫面更新到網頁中，然後再自動掛斷。另外，還可以排定監視時間，每幾分鐘自動拍一張畫面。

C.若必須在世界各地都可以看到家中、是所必須監控的場所，就必須知道該電腦的 IP，否則就必須再行搭配免費的「動態網域名稱的自動設定程式」如 DNS2Go.........，即可自動擷取你電腦的動態 IP 到所登錄的免費網域內。然相對的，你 ( 妳 ) 的電腦是否，遭人設置「網路監控」而不自知，特別是女性同胞別當了「網路直撥」的女主角而不自知；或是公司的「區域網路」為有心人士設置「動態網域自動設定程式」後擷取「機密資料」也不自知，因此「軟體功能及安裝」的常識不能不具備。

(4)上述「共享軟體」在 toget網站內皆可下載，而網友也可在「搜尋引擎」中直接輸入「軟體名稱」後亦可找到相關的「教學網站」。

(5)至於已經架設一般的「錄影監控攝影機」而非「電腦攝影機」的亦可至坊間價購一萬元上下的「四分割行錄影專用卡」於區域網路或網際網路上使用。

●個人電腦「使用者」無 Windows及 Office「行事曆」「試算表」「資料庫」概念，僅將電腦當成打字機及文書處理機，導致資訊部門未能專責於單位的 MIS整體架構，卻忙於「代下司職」處理「使用者」的「基本操作」與「當機」問題。而「使用者」又未能將軟體操作手冊當成工具書去鑽研，致使Windows及Office功能僅發揮10%不到，卻一昧的要求資訊部門開班授課，甚或要求資訊部門浪費時間開發軟體、浪費金額於添購套裝軟體
解決辦法：指定 Windows 及 Office測驗時的「操作手冊」版本、頁次，讓「使用者」自行依據書本練習。( 作業系統、軟體操作手冊可至坊間書店選購 )

●文書報表原係人工計算後所產製之結論，然單位「管理者」卻一昧要求使用者電腦所產製之「報表」必須依據單位之原始報表格式，而致使使用者必須依賴「程式設計師」開發程式。而部份人員為了省事，則將人工數據依序填入電腦文書報表內，美齊名為電腦化實則係美觀化而已。
解決辦法：管理者個人 e 化後、其所服務的部門就 e 化，該部門 e 化後，企業整體也就 e 化成功。

●無內部網路架構導致資料無法分享。
解決辦法：Windows/95/98/XP本身即具備區域網路連線功能，無須同 NT 般的需專人管理，而只需價購架廉的「集線器」「網路卡、線」，即可架設單位內部之小型的區域網路。

●有「區域網路」卻無「區域網頁」。
解決辦法：近年來Internet的盛行，導致很多人把Internet的優點與架構縮小放到區域網路上活用外並與Internet連線資源整合在一起，稱之為 Internet／Intranet 整和環境，換句話說也就是WAN／LAN的結合。因此相對的中小企業的 e化成本也就降低許多在也不必為大成本的ERP而頭疼。各個網站上皆有免費的 Web Base的平台設計、ASP 網頁程式或共享軟體，而坊間書店亦有「隨書贈送」，只需要搭配 Windows/95/98 光碟所內建的 PWS ( Personal Web Seerver ) Web 伺服器即可。

●軟、硬體「入帳」時未能針對實況登錄：如「記憶體」多寡，「光碟」的品牌與倍速，「硬碟」的轉速、品牌、容量大小。「軟體」的原版光碟、驅動程式。因而導致「硬體維修」時「硬碟」遭掉包、「記憶體」遭抽取，甚至美其名為省錢而替單位組裝電腦，實則添購以電玩為主的配備，並於「離職前」私下拆換。多年前○○○○的○○○○私下勾結廠商，於離職前夕將辦公室內所有電腦的 BOIS 設定密碼導致同仁不會開機後，由廠商代為處理並收取高額修理費後朋分一事，為業界引為笑談。
解決辦法：過於依賴甚或受制於年輕的資訊專長人員，而經理本身卻欠缺「管理資訊」與「資訊管理」的的基本常識。其實年輕的「資訊專長人員」欠缺整體規劃的實務磨練，進入「資訊界」都必須從基本的工作與職務磨練起，而入廠服後卻擔當者「公司資訊化」的重責大任，其結果可想而知。

● 印表機動輒使用彩色墨水列印黑色，且無套色列印觀念，致使墨水支出費用昂貴。
解決辦法：大批報表列印時採用訂製「套表列印」紙張，而平日墨水增添則使用副廠之「添加墨水」。

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中小企業 e 化的「免費共享軟體」IQ Office 網路辦公室：

近年來Internet的盛行，導致很多人把Internet的優點與架構縮小放到區域網路上活用外並與Internet連線資源整合在一起，稱之為 Internet／Intranet整和環境，換句話說也就是WAN／LAN的結合。因此相對的中小企業的 e 化成本也就降低許多在也不必為大成本的ERP而頭疼。本站特別介紹IQChina 網際智慧股份有限公司所免費提供的產品「IQ Office網路辦公室」。

「IQ Office網路辦公室」是一套簡單易用的企業內部MIS管理系統，它採用Web Base的平台設計，因此不論你在世界的哪一個角落，只要身旁有一台可上網的電腦或相關設備，就可隨時掌握公司最新資訊。IQ Office 針對企業內部管理提供了14項的強大功能，可以提升企業內部管理的效率、加強溝通以及降低成本。系統所包含的層面有企業內部員工管理、員工到勤記錄查詢、會議室管理、合約管理、法規管理、會議紀錄管理客戶資料管理、客戶拜訪記錄管理、公司業務預測、公司產品行銷管理、員工線上留言、員工即時線上討論及專題討論等。詳細功能介紹如下述：

到勤管理

提供公司員工簽到、簽退、到勤紀錄查詢、工作報告檢視等，讓您可以在點選之下看到整體的狀況，甚至可以用依各部門及時間來查詢，快速且便利的掌握公司全體同仁到勤狀況。

工時管理

提供高效能的工時計算，讓公司員工填寫個人每日所投入各項工作之時間分佈紀錄、統計表，此套系統會自動整合時數，以輔助公司各員工、各部門做好工作時間與績效管理。

會議室管理

提供公司內會議室之預訂、取消管理功能，可隨時查詢各時間會議室的使用狀況，提高會議室的使用效率。

客戶管理

建立完整的客戶資料庫，提供客戶基本資料、相關聯絡人之資料建檔與查詢功能。方便日後客戶關係管理之維護，累積公司寶貴的資產。

拜訪預約

提供公司客戶拜訪歷程、預約紀錄之規劃與管理。能夠追蹤維護歷史紀錄以及每一項拜訪的原因、地點及時間，以利計畫往後的客戶拜訪，加強與客戶的互動關係。

業務預測

提供公司業務個案之資料提報、成交金額、命中率、訪談紀錄。讓你持續追蹤顧客對公司的貢獻度。讓業務更容易的掌握市場脈動，增加業務運作效率。

行銷管理

提供公司產品之資料建檔、電子型錄、簡報資料、圖 (照) 片之管理與查詢功能。讓你公司的產品能夠更有系統地管理與運用，且內建有搜尋工具，可以讓你根據關鍵字來尋找特定的產品資訊。

討論區

提供公司員工有一個開放性的專題討論園地，讓各員工可依自己的專業、興趣，針對各議題做最即時的討論，建立內部直接且良好的溝通管道。

公告欄

提供公司之重要公告訊息張貼的環境，隨時發佈最新的消息給公司各同仁，而員工也可由公司公告欄掌握公司每一項重要的公告，讓公司行政運作更為順暢。

留言板

提供公司員工線上留言的功能，讓員工可以隨時提出對公司的建言，並讓主管瞭解每個員工發表的意見，觀察公司內的各項活動與議題，隨時掌握公司內部員工最新動向。

合約管理

提供公司合約電子檔案之歸檔、收納與查詢，方便各部會員工追蹤與紀錄，幫助你更加方便的管理公司合約，與未來訂定合約的參考。

法規管理

提供公司法規電子檔案之歸檔、收納與查詢，更可進一步查詢公司各時期所訂定的法規，查尋各法規內容，讓公司法規順利的運作。

會議紀錄

提供公司會議記錄檔案之歸檔、收納與查詢，提供公司各部門決策實行與責任歸屬之參考，幫助你追蹤與管理每一個會議重要的決策紀錄。

有需要者可到 http://www.iqchina.com/iqoffice/register.asp 網際智慧股份有限公司申請「IQ 網路辦公室」免費序號及下載軟體，另外安裝「IQ網路辦公室」的電腦必須要有安裝 Windows NT 的 IIS 或 Windows/95/98/ME 的 PWS 才行。至於詳細的操作手冊則建議價購「企業e化平台架設速成／蔡耀松著／學貫行銷股份有限公司／定價台幣290元」。

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個人 e 化後、服務部門就 e 化，服務部門 e 化後企業整體也就 e 化成功。

企業 e 化建議：
    本月份的某期電腦雜誌談到「企業 e 化」問題時，特別舉例某公司 e 化時，對廠商簡報時的專有名詞「聽不懂」，而廠商報價從數十萬到數百萬都有，公司一時不知該如何選擇，最後選擇了不高也不低的二百萬左右報價。

    事實上企業 e 化可以拿「照相」做個比方，初期一定是選擇「傻瓜相機」，待熟能生巧後再行決定是否購買性能不同的專業相機。再有興趣且經濟能力許可下則自行加裝暗房設備來清洗底片……而必須拍攝團體紀念照或結婚照時，為求美觀則請專業攝影師攝影，或為節省開銷自行使用相機拍照亦可。

    但千萬不可於初期即花大錢投資於專業攝影設備後，再找位專業攝影師於公司待命，這就好比為了喝杯牛奶卻花錢去養一條乳牛般的不划算。

解決對策建議：
        運用公司電腦內現有的 Excel擔任雛型軟體，藉由該軟體「樞紐分析」、查詢與資料管理功能，迅速產製商業行為期間所需之相關資訊，提供決策參考。此外，可提供作為資料庫網路構建設計之「關聯」與「正規化」欄位依據及資料庫轉用，以節約資訊發展的期程並先期實施資訊暖身運動。

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中小企業企業e化「第一階段」的建議：
    企業 e 化不必一開始就投資購建電腦機房、設備、邀聘專業資訊人才，而是先將企業內目前的電腦功能100%的發揮。

    就以筆者任加工區及大陸台商工廠之經驗，各公司都要求建立區域網路連線，但是結果是錢花了，然公司內就連基本的「資料共享」事宜卻都做不到！更別遑論企業 e 化了。

     筆者對中小企業 e化「第一階段」的建議如下：
1.運用辦公室 Office軟體內之 Excel 及 Access 建立「資料庫雛型系統」，特別是 Excel及 Access的「篩選及樞紐分析」功能，如能妥為善用與發揮，即可達到決策資訊所需之即時訊息。比爾蓋茲在其所著之「數位神經系統」一書中即特別強調，該公司從Excel 5.0版後所增加的樞紐分析功能已減輕了「程式設計師」的部分工作，而讓專業經理人可隨心所欲的「自己動手」分析即時的「決策資訊」，而不需仰賴程式設計師設計「分析軟體」。

2.windows本身即具備區域網路連線功能，只需價構「集線器」「網路線」即可架設公司內部之小型的區域網路。

3.運用「免費」之網頁空間、網路硬碟、網路即時通訊軟體，一方面調整並適應數位神經時代，而一方面又可結省大筆費用。

4.妥為運用 E-mail 取代昂貴之傳真與電話費，並讓「各經理人」親自收發，以避免年輕的部屬「吃案」而耽誤商機。

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當公司的網際網路首頁發佈後，老闆不妨以坊間網咖、家中電腦、甚或使用電話撥接方式抽測上網情形；自己不會操作沒關係，可託友人、子女甚或網咖服務生代上網後，測試網頁連線狀況，然後聽聽他們的意見。

為何要這樣測試？因為部分資訊公司在簡報時並未實際連線上網，或是有計畫的選擇上網時機，而導致您「非常滿意」。可是在實際的上網連線情況卻不是那麼回事，筆者就碰過兩個知名公民營企業的案例：

1.教育部的「學生家庭聯絡簿」就是最好的例子，「網頁」設計的的非常炫，成立之初在「寬頻」的連線網頁及連結次頁時間卻超過了一分鐘以上，而「電話撥接」的時間就更長了。後來在家長的電子郵件及網路論壇的「多次陳情」下，方纔改為以「電子郵件」回覆及聯繫的方式。

2.國內某知名之「美式○○企管公司」，委外製作及託管之網頁「留言板」，回答網友疑問及客戶問題的時間長達三個月之久！

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Excel電子試算表「樞紐分析」可達成數位工具整理資料的功能：

         在大多數的企業組織，人們需要以各種方式運用資訊。

高階主管：想看的是整合性的銷售觀點，然後才看以地區和國家來分的資料。

銷售經理：想看的是各組或個人、或是客戶的銷售數字。

品管經理：想看的是以通路來分的銷售數字，或是透過條碼瞭解各種貨品銷售狀況的好壞。

    不同的人想看月、年度最新的實際銷售與預算、每年銷售的變化，以美元或其他貨幣計價的銷售。一般情況是，一家公司的財務部會製作不同類型的報告數字，配合不同業務的需求。

    經常，這些報告可以利用電子試算表做成數位式的報告。綱要控制 outline control使業務負責人可以從摘要開始，然後點選任何項目，深入取得所需的資料。

    另有一種叫樞紐分析表（pivot table）的工具，能讓人們以不同的方式取用資料。如果你正在撿視銷售人員的業績，而你想轉看以顧客為主的銷售數字，你可以把顧客的標籤拉到適當的列（row）內即可。當這些功能與範本（template）結合，重要的資料就標準化了，它的結果非常驚人，彈性的數位報告讓人各取所需。這些報告也可透過電子郵件分送各地，做進一步的分析和討論。

    當樞紐分析表結合公司資料倉儲時，更顯其威力。倉儲中的每個資料庫，呈現報表能力有限，只有較具技術背景的人能充分利用。典型情況是，人們不確定何時需要更細部的資料，所以他們大量的搜尋資料庫，這可能要占去二十分鐘到半小時的運轉時間。連上資料庫的樞紐分析表，讓業務相關人員都能進入資料倉儲；同時，試箄表介面讓使用者提出摘要性的問題，然後逐步去蕪存菁，取得更多的細節。由於更新資料只需少量資料，所以移動快速。這個介面能擴張到動態性的資料來源，如即時股票的報價。

對業務人員來說，數位工具就是代表快速和深度分析。

就會計人員，數位工具代表較少做報表的時間，更多的時間做業務分析和處理例外事件。

對資料管理人員，數位工具就是較快和高品質的資訊，月底清帳只要幾天便可做完，而不用幾星期。同樣的人力，

財務部可以處理新類型的資料，加人力使用和固定資產的長期規劃和分析。

數位工具能而紙張報告不能的，就是它能觸發使用者提出新問題。因為你永遠不知道問題會是什麼，所以你必須要有幫你探索各種答案的工具。

                                 摘自---數位神經系統／比爾蓋茲著---商周出版---1999年3月

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   Internet：

    架構全球的電腦網路系統，俗稱「網際網路」

Intranet：

為企業區域網路的Internet，即應用Internet優點於企業裡網路資訊的整合

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